Alternatywy dla Base (dawniej BaseLinker) – co wybrać

Sprzedaż internetowa szybko przestaje być prosta, gdy firma zaczyna obsługiwać jednocześnie własny sklep, marketplace’y, kilku przewoźników i setki lub tysiące zamówień miesięcznie. W takim momencie ręczne przenoszenie danych pomiędzy systemami staje się nie tylko czasochłonne, ale również zwiększa ryzyko błędów.

Przez wiele lat jednym z najpopularniejszych rozwiązań tego typu w Polsce był BaseLinker, obecnie działający pod nazwą Base. Nie jest to jednak jedyna możliwość. Na rynku rozwijają się zarówno klasyczne integratory, systemy OMS, jak i bardziej kompleksowe platformy do zarządzania sprzedażą wielokanałową.

Jak wybrać rozwiązanie dopasowane do własnej firmy i kiedy migracja rzeczywiście ma sens?

Dlaczego firmy szukają alternatywy dla Base?

Powodów może być kilka. Najbardziej oczywistym są koszty, ale w praktyce cena abonamentu jest tylko jednym z elementów całkowitego kosztu obsługi sprzedaży.

Wraz ze wzrostem liczby zamówień coraz większe znaczenie mają:

• automatyzacja powtarzalnych czynności,
• czas potrzebny na obsługę pojedynczego zamówienia,
• integracje z marketplace’ami,
• połączenia z firmami kurierskimi,
• synchronizacja stanów magazynowych,
• obsługa dokumentów sprzedażowych,
• możliwość integracji z ERP,
• łatwość wdrożenia nowych pracowników,
• stabilność systemu przy dużym obciążeniu.

System, który przy 100 zamówieniach miesięcznie działa wystarczająco dobrze, niekoniecznie będzie równie wygodny przy 1000 czy 5000 zamówień.

Dlatego porównując rozwiązania, warto patrzeć szerzej niż wyłącznie na miesięczną cenę abonamentu.

Jakie rodzaje systemów są dostępne?

Rozwiązania dla e-commerce można podzielić na kilka głównych kategorii.

Integratory marketplace

Ich podstawowym zadaniem jest połączenie różnych kanałów sprzedaży w jednym miejscu.

Zamiast logować się osobno do Allegro, sklepu internetowego i panelu przewoźnika, sprzedawca może zarządzać zamówieniami z jednego systemu.

To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze w firmach prowadzących sprzedaż wielokanałową.

Systemy OMS

OMS, czyli Order Management System, idzie krok dalej.

Oprócz pobierania zamówień może zarządzać całym procesem ich realizacji — od momentu zakupu przez klienta aż do wysyłki, wystawienia dokumentu i zmiany statusu.

W bardziej rozbudowanych systemach dostępne są również automatyzacje, obsługa zwrotów, kompletacja magazynowa czy zarządzanie pracą pakowaczy.

Systemy ERP

ERP obejmuje znacznie szerszy zakres działalności przedsiębiorstwa.

Może obsługiwać m.in.:

• gospodarkę magazynową,
• księgowość,
• sprzedaż,
• zakupy,
• produkcję,
• dokumentację.

W praktyce wiele sklepów internetowych korzysta jednocześnie z ERP oraz zewnętrznego systemu odpowiedzialnego za marketplace’y i realizację zamówień.

Własne integracje przez API

Największe firmy mogą również rozwijać własne rozwiązania.

Daje to ogromną elastyczność, ale wymaga zespołu programistycznego, który będzie utrzymywał integracje wraz ze zmianami API marketplace’ów, sklepów oraz przewoźników.

Dla większości małych i średnich sklepów gotowy system SaaS jest więc znacznie prostszym rozwiązaniem.

Na co zwrócić uwagę przed zmianą systemu?

Migracja systemu odpowiedzialnego za sprzedaż nie powinna być podejmowana wyłącznie na podstawie cennika.

Warto przeanalizować kilka obszarów.

Obsługiwane kanały sprzedaży

Najpierw należy sprawdzić, czy nowy system obsługuje wszystkie kanały wykorzystywane obecnie przez firmę.

Mogą to być między innymi:

• Allegro,
• Amazon,
• eBay,
• Erli,
• własny sklep WooCommerce,
• PrestaShop,
• Shopify,
• inne marketplace’y.

Warto również sprawdzić, czy integracja obejmuje tylko pobieranie zamówień, czy również produkty, stany magazynowe, ceny, przesyłki i statusy.

Integracje kurierskie

Przy większej liczbie przesyłek ogromne znaczenie ma możliwość automatycznego tworzenia etykiet.

Dobry system powinien ograniczać liczbę operacji wykonywanych przez pracownika. Jeżeli do każdego zamówienia trzeba osobno kopiować dane do panelu przewoźnika, skala problemu szybko rośnie.

Automatyzacje

To jeden z najważniejszych elementów systemu do obsługi większej sprzedaży.

Automatyzacja może przykładowo:

• zmienić status zamówienia,
• wygenerować dokument,
• utworzyć przesyłkę,
• wysłać wiadomość do klienta,
• wybrać odpowiednią metodę dostawy,
• przekazać zamówienie do realizacji.

Przy kilkuset lub kilku tysiącach zamówień miesięcznie nawet kilka zaoszczędzonych kliknięć na zamówieniu daje zauważalną różnicę.

Coraz więcej polskich systemów do zarządzania e-commerce

Rynek nie ogranicza się już wyłącznie do kilku największych dostawców.

Powstają rozwiązania projektowane bezpośrednio pod potrzeby polskich sprzedawców, uwzględniające lokalne marketplace’y, przewoźników i programy magazynowo-sprzedażowe.

Jednym z takich rozwiązań jest Berlinetta – system do zarządzania sprzedażą e-commerce, który rozwija integracje marketplace, sklepów internetowych, firm kurierskich i narzędzia do centralnej obsługi zamówień.

Dla przedsiębiorcy ważna jest jednak nie sama liczba integracji widoczna na stronie producenta, lecz to, czy system obsługuje dokładnie jego proces sprzedażowy.

Przed migracją najlepiej dlatego przetestować system na rzeczywistym scenariuszu działania firmy.

Jak sprawdzić, czy migracja się opłaca?

Najprostsza analiza powinna obejmować zarówno koszty bezpośrednie, jak i czas pracy.

Można zacząć od wyliczenia:

roczny koszt systemu + koszt dodatkowych integracji + koszt pracy potrzebnej do obsługi procesów.

Następnie należy porównać tę wartość z alternatywnym rozwiązaniem.

Przykładowo niższy abonament nie będzie dużą oszczędnością, jeżeli nowy system będzie wymagał dodatkowej godziny ręcznej pracy każdego dnia.

Z drugiej strony droższy system może być bardziej opłacalny, jeśli automatyzacja ograniczy czas obsługi zamówień lub pozwoli obsłużyć większą sprzedaż bez zatrudniania kolejnej osoby.

Bezpieczna migracja krok po kroku

Zmiana głównego systemu obsługującego e-commerce wymaga odpowiedniego przygotowania.

1. Zrób kopię danych

Przed rozpoczęciem migracji warto zabezpieczyć:

• zamówienia,
• produkty,
• dane klientów,
• statusy,
• dokumenty,
• konfigurację integracji.

2. Nie przełączaj wszystkiego jednocześnie

Jeżeli jest taka możliwość, bezpieczniej rozpocząć od jednego kanału lub części zamówień.

Pozwala to wykryć problemy bez wpływu na całą sprzedaż.

3. Sprawdź mapowanie statusów

Status „Gotowe do wysyłki” w jednym systemie może odpowiadać zupełnie innemu statusowi w drugim.

Błędne mapowanie może uruchomić nieprawidłowe automatyzacje albo spowodować pominięcie zamówienia.

4. Zweryfikuj stany magazynowe

Przed uruchomieniem automatycznej synchronizacji dobrze jest porównać rzeczywiste stany magazynowe z danymi znajdującymi się w systemie.

5. Przetestuj cały proces zamówienia

Nie wystarczy sprawdzić, czy zamówienie pojawiło się w panelu.

Należy przeprowadzić cały proces:

zamówienie → płatność → kompletacja → dokument → etykieta → wysyłka → numer śledzenia → zmiana statusu.

Dopiero wtedy wiadomo, czy integracja rzeczywiście działa prawidłowo.

6. Przeszkol pracowników

Nowe oprogramowanie może wykonywać te same zadania w zupełnie inny sposób.

Krótki okres równoległej pracy na dwóch systemach często pozwala uniknąć wielu problemów podczas właściwego przełączenia.

Czy warto zmieniać system tylko ze względu na cenę?

Niekoniecznie.

Cena jest istotna, ale przy większej sprzedaży dużo ważniejsza może być wydajność całego procesu.

Jeżeli firma realizuje 1500 zamówień miesięcznie, oszczędność nawet 30 sekund na każdym zamówieniu oznacza ponad 12 godzin pracy miesięcznie.

Przy większej skali różnica robi się jeszcze bardziej zauważalna.

Dlatego system najlepiej oceniać na podstawie całkowitego kosztu obsługi jednego zamówienia, a nie wyłącznie wysokości abonamentu.

Podsumowanie

Rynek narzędzi do obsługi e-commerce jest dziś znacznie większy niż jeszcze kilka lat temu.

Base pozostaje jednym z rozpoznawalnych systemów w tej kategorii, ale przedsiębiorcy mogą wybierać także spośród innych integratorów, systemów OMS oraz rozwijających się polskich platform.

Przed migracją warto przede wszystkim sprawdzić:

• dostępność potrzebnych integracji,
• zakres automatyzacji,
• obsługę przewoźników,
• możliwość połączenia z obecnym ERP,
• sposób migracji danych,
• wydajność przy docelowej liczbie zamówień,
• całkowity koszt korzystania z systemu.

Najlepszym testem nie jest jednak tabela funkcji, ale rzeczywista praca na własnych zamówieniach. Jeśli dostawca oferuje środowisko testowe, warto podłączyć jeden kanał sprzedaży i przeprowadzić cały proces od pobrania zamówienia aż po wysyłkę.

Dopiero wtedy można rzetelnie ocenić, czy zmiana systemu rzeczywiście usprawni działalność firmy.